Por lo general, administrar una operación multilocal en hostelería es muy emocionante. Es un no parar. Tus niveles de adrenalina suben por las nubes. Pero dejando a un lado toda esta emoción, hablamos de un desafío enorme. Mantener los porcentajes de coste de comida bajo control requiere de una atención constante. Si te relajas, incluso por un segundo, los márgenes de tu carta empezarán a bajar y tu rentabilidad general correrá peligro.
¿Qué pensarías si te dijéramos que hay una manera de evitar todo este estrés y, a la vez, aumentar los ingresos de tu restaurante?
En un negocio multilocal, lo mejor que puedes hacer para evitar que tus costes de comida aumenten es tomarte en serio la gestión de inventario de tu restaurante y el software que utilizas para ello.
¿Por qué? Echa un ojo a estas estadísticas:
● Cuando el inventario se hace de manera regular y precisa, la rentabilidad de un negocio puede aumentar hasta un 24% anual.
● Los administradores que hacen un cálculo semanal de la rotación de inventario añaden un 10% a su rentabilidad.
● Las empresas que apuestan por un software inteligente para la gestión de inventario que automatice el seguimiento de inventario y ofrezca insights sobre dónde puede mejorar la operación en base a los ingresos y salidas pueden reducir un 5% de su porcentaje de coste de comida.
En realidad, muy pocos restaurantes aprovechan estas oportunidades. Es más,
● El 43% de los negocios no hace un seguimiento de su inventario. El 21% reporta “no tener un inventario”.
● En promedio, las operaciones tienen una precisión en su cadena de suministros de tan solo el 63%, lo cual puede resultar en retrasos importantes y problemas de reabastecimiento.
Si simplemente haces un seguimiento de inventario cuando te acuerdas de ello, encontrarás problemas muy pronto:
● Tu desperdicio alimentario aumentará. En promedio, un restaurante desperdicia aproximadamente 41.000€ de comida al año (unos 112€ al día).
● Tener demasiadas existencias de un producto y pocos controles de inventario son una puerta abierta al robo por parte de empleados. Lamentablemente, la gente roba. Esto puede llegar a costarte alrededor de 90€ al día por restaurante.
¿Puedes permitirte tirar a la basura 200 euros al día por local? (Si gestionas 10 locales, estamos hablando de 720.000€ al año). Muy pocos podrían.
Aquí es donde entran a tallar los procesos sólidos de inventario. Una vez los hayas implementado (y te adhieras a ellos), podrás cerrar los agujeros que drenan tu rentabilidad.
Esto es lo que deberían cubrir tus protocolos de gestión de inventario:
● Recuentos, recuentos y más recuentos: enfócate en recuentos precisos desde el inicio. Cuando sabes con qué trabajas cada día, controlar y hacer pedidos según tu nivel de existencias se hace mucho más fácil.
● Anota tu procedimiento de recuento de inventario: si lo tienes escrito, es mucho más fácil no omitir ningún paso. Es mucho más fácil replicarlo en otro local. Y mucho más fácil eliminar los errores.
● Forma a tus empleados: cada empleado necesita saber la importancia de un recuento preciso, incluso si no es quien vaya a hacerlo regularmente. Y debe también poder hacerlo si es necesario. Si estás implementando un nuevo sistema de recuento de inventario, pruébalo primero en un solo local, obtén comentarios, ajusta lo que sea necesario y luego implementarlo en el resto de tus locales.
● Registra todas las acciones de inventario: todo tiene que estar por escrito –compras, inventario creado, inventario consumido, transferencias, etc. De esta manera, sabrás lo que está disponible en cada local sin tener que hacer recuentos diarios.
● Haz revisiones de inventario cuando sea necesario: familiarízate con tu ratio de rotación de inventario. Estos cálculos te ayudarán a evaluar el estado de tu inventario y te indicarán si necesitas una auditoría más profunda.
● Usa los insights de inventario para tomar mejores decisiones: no recopiles datos solo por el hecho de tenerlos, haz un buen uso de ellos para tener un impacto positivo sobre tu rentabilidad. Si puedes averiguar dónde ocurren los desperdicios en tu operación, podrás afinar tu gestión para eliminarlos (y así reducir tu coste de comida).
● Automatiza y digitaliza: a medida que tu negocio crezca, también lo hará el número de personas involucradas y la cantidad de datos a procesar. No esperes a tener problemas para implementar un software de gestión de inventario. Hazlo desde el principio. De esta manera, tu negocio puede crecer con herramientas digitales en su núcleo en lugar de forzarlas a cientos de empleados más adelante.
Las técnicas de inventario y adquisiciones van de la mano.
Son los dos lados de una misma moneda. No podrás cerrar los agujeros en tu gestión de inventario si tu sistema de adquisiciones no está en buenas condiciones. Y tampoco podrás afinar tus procesos de adquisiciones si no conoces tus niveles de inventario actuales.
Así que veamos algunas de las mejores prácticas de adquisiciones para hostelería.
Los administradores suelen ver las adquisiciones como algo que simplemente “hay que hacer” y luego olvidar hasta que vuelva hacer falta. Esto es un error porque existen muchas oportunidades para optimizar los flujos de adquisiciones y aumentar aún más los márgenes de rentabilidad. Es más, la falta de atención en los pedidos que se hacen resulta en errores por parte de restaurantes, errores que suelen ser caros.
Si quieres que tu operación sobreviva, debes tratar tu procesos de adquisiciones como una actividad clave de tu negocio. Sigue estas mejores prácticas de inventario al implementar tus flujos de trabajo.
● Anota tus procedimientos operativos estándar: te permite introducir rápidamente a nuevos empleados a tus sistemas y evaluar nuevos proveedores.
● Compra solo para satisfacer tu demanda: establece niveles mínimos para cada ingrediente y utiliza proyecciones de demanda para comprar solo lo que necesites.
● Firma contratos con proveedores para todos sus productos: sí, incluso para productos como azúcar, sal y aceite. Hacer pedidos en cantidad te dará mejores precios. Si tienes un negocio multilocal, tienes que aprovechar tu tamaño.
● Mejora tus pedidos: deben ser detallados sin llegar a ser abrumadores. Tus pedidos deberían comunicar calidad, cantidad, tamaño de paquete y precios.
● Mejora tu registro de ingresos: revisa todo lo que ha sido entregado a tus locales (o a tu unidad central de almacenamiento) y compáralo con el pedido. No esperes a que llegue la factura para revisarlo.
● Revisa tus facturas: al final de cada mes, trabaja junto con tu departamento de contabilidad para verificar las facturas y los pagos. Asegúrate de que estés pagando por lo que se te ha enviado, y no por nada más.
● Automatiza y digitaliza: al igual que con tu inventario, no esperes a tener problemas para implementar un software de adquisiciones. Hazlo desde el principio. Si no lo haces, el tamaño del cambio que tendrás que hacer en tu administración será directamente proporcional al crecimiento de tu operación.
Las adquisiciones en una operación multilocal en hostelería pueden convertirse rápidamente en un verdadero problema. Pero no tiene por qué ser así, especialmente si sigues los consejos que hemos descrito en la guía definitiva para adquisiciones para restaurantes.
Los restaurantes multilocales pueden aumentar su rentabilidad hasta un 24% con unas prácticas inteligentes de gestión de inventario. Todo empieza con asegurarte de tener un recuento preciso de lo que tienes en todo momento. Anota tu procedimiento de recuento de inventario, forma a tus empleados y asegúrate de registrar todas tus acciones, incluyendo cuándo entran y salen tus productos. Revisar tu inventario de manera frecuente también es importante para detectar variaciones rápidamente. Usa los insights de tus datos de inventario para tomar mejores decisiones sobre adquisiciones y niveles. Y finalmente, automatiza y digitaliza tanto del proceso como puedas para ahorrar tiempo y asegurar precisión.
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