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A veces llevar el control horario de tus trabajadores puede resultar una tarea bastante tediosa, e incluso puede llegar a ser un verdadero dolor de cabeza. En este post encontrarás las medidas legales, por qué han sido implementadas y los distintos tipos o forma de fichar.
Desde que el 12 de marzo de 2019 entró en vigor la orden ministerial que regula el control horario de los trabajadores, las empresas han tenido que adaptar sus sistemas de fichaje e implementar herramientas informáticas ágiles que les permitieran cumplir con la nueva normativa.
Entre otras cosas, el Estatuto de los Trabajadores establece que el registro diario de jornada debe incluir la hora concreta en la que se inicia y finaliza la jornada de trabajo de cada uno de los trabajadores y que su cumplimiento ha de ser garantizado por la empresa.
El control de horarios no solo beneficia a las empresas al incrementar la productividad y proporcionar datos precisos sobre el absentismo laboral, sino que también ofrece ventajas significativas para los trabajadores. Este sistema mejora la gestión y el cálculo de las horas extras y facilita métodos de fichaje más rápidos y sencillos, lo que favorece la conciliación laboral.
Con la implementación de la normativa sobre el control horario, el objetivo principal era asegurar que se respeten los horarios de trabajo establecidos y prevenir posibles abusos por parte de las empresas hacia sus empleados. Las irregularidades en el registro de jornada han sido una constante, y hasta la fecha, no existía un mecanismo eficaz para supervisarlas. Por ello, se introdujo esta medida, que facilita también la labor de la Inspección de Trabajo y de la Seguridad Social.
Es crucial señalar que los sistemas de fichaje deben ser establecidos a través de la negociación colectiva o acuerdos de empresa. Aunque las empresas tienen la libertad de seleccionar el sistema que mejor se ajuste a sus necesidades, es obligatorio consultar estos aspectos con los representantes de los trabajadores. Si no hay representación sindical y el convenio colectivo no lo regula, no es necesaria dicha consulta, pero siempre se debe cumplir con la legislación vigente.
Estas medidas de control de horarios no deben implicar ningún coste para los trabajadores; el 100% del gasto debe ser asumido por la empresa, independientemente del método de fichaje utilizado. Además, esta normativa asegura que todas las horas trabajadas se registren adecuadamente, se reflejen correctamente en las nóminas, y se respeten los turnos, horarios y descansos establecidos. En caso de incumplimiento, estas medidas permiten solicitar una inspección y contar con evidencia sólida, fiable y legalmente válida.
El incumplimiento de la normativa de registro de jornada tiene la consideración de infracción, que en su grado mínimo se castiga con una sanción de 626 euros, y que puede llegar a ser de 6.250 en su grado más elevado. Es importante matizar que se trata de una sanción por empresa y no por trabajador que pudiera incumplir la norma, y cabe señalar además que la reincidencia en la comisión de estas infracciones aumentará la cuantía de la sanción.
No obstante, es importante conocer bien cuál es el régimen sancionador ya que hay muchas conductas que por simple negligencia o desconocimiento de la empresa y no necesariamente mala fe, pueden traducirse en unas consecuencias económicas catastróficas.
Señalamos a continuación algunas de las infracciones más significativas:
La pandemia de Covid-19 destacó la necesidad de adoptar nuevas modalidades laborales, siendo el teletrabajo una solución crucial que ayudó a sostener nuestro sector productivo en tiempos excepcionalmente difíciles. Sin embargo, esta situación también reveló la importancia de monitorizar adecuadamente las horas de trabajo de los empleados en movimiento o haciendo teletrabajo, verificando que las horas frente al ordenador o móviles sean productivas y no solo de conexión.
La mayoría de los programas de software diseñados para el trabajo remoto incorporan funciones que se desconectan automáticamente si no detectan actividad, facilitando la monitorización de los horarios de inicio y fin de la jornada laboral, así como las pausas que realiza el trabajador. Esta tecnología es esencial para garantizar que el tiempo registrado refleje el trabajo real.
Por otro lado, las empresas también deben evitar abusos en el teletrabajo, ya que a menudo cuando se trabaja desde casa, el número de horas efectivas acaba siendo superior a las 40 horas semanales, lo que acaba por traducirse en problemas de agotamiento y ansiedad en los trabajadores y puede derivar en la imposición de sanciones a los empresarios.
Es ampliamente recomendado que los sistemas de fichaje sean de un uso sencillo, con una sistemática que pueda utilizar cualquier tipo de empleado, que no suponga un obstáculo para que el empleado pueda ingresar al trabajo a la hora correspondiente.
Con los avances tecnológicos, los sistemas de fichaje con los que los trabajadores deben registrar su jornada han ido haciéndose cada vez más ágiles y sofisticados, recordemos a continuación cuáles son los más habituales.
Los sistemas biométricos, que verifican la identidad de los trabajadores mediante rasgos físicos únicos como huellas dactilares, voz o iris, se han utilizado ampliamente en empresas de sectores estratégicos que demandan altos niveles de seguridad. Sin embargo, la legalidad de estos sistemas ha cambiado recientemente. Ahora el fichaje por huella dactilar es considerado ilegal en ciertos contextos o jurisdicciones, debido a preocupaciones sobre la privacidad y el manejo de datos personales sensibles.
A pesar de su efectividad en la mejora de la seguridad, su uso se ha restringido significativamente, lo que ha llevado a las empresas a buscar alternativas de control de acceso que cumplan con las normativas vigentes y respeten los derechos de privacidad de los empleados.
El sistema de fichaje con tarjeta ha sido una práctica común en muchas empresas durante años. Este método implica el uso de máquinas equipadas con ranuras donde cada trabajador inserta una tarjeta que registra la hora de entrada y salida. Generalmente, este sistema ha sido bien aceptado tanto por empresarios como por trabajadores y es una vista común en la mayoría de los grandes edificios de oficinas y en empresas del sector industrial.
Sin embargo, muchas empresas están comenzando a reconsiderar el uso de estos dispositivos. Aunque han demostrado ser muy efectivos para registrar las jornadas laborales, los costes asociados con su implementación y mantenimiento pueden ser considerablemente altos. Esta reconsideración está impulsando a las empresas a explorar alternativas menos costosas y más eficientes tecnológicamente hablando.
Aunque cada vez son menos, todavía hay empresas que no registran la jornada de sus trabajadores mediante herramientas informáticas y optan por supervisar el control horario mediante una hoja de Excel.
Aunque parezca la solución más sencilla y barata, termina resultando muy poco práctica, ya que no permite registrar correctamente a trabajadores que entren y salgan constantemente de la empresa ni tampoco a los que teletrabajan, por no hablar de las dificultades que puede plantear para almacenar los datos durante al menos cuatro años, por lo que este método está desapareciendo poco a poco del panorama laboral.
En la actualidad, la gran mayoría de empresas están apostando por supervisar el registro horario de sus trabajadores mediante sistemas de software especializados, así como aplicaciones para móvil o herramientas digitales a medida.
Estas soluciones tecnológicas ofrecen varias ventajas significativas, siendo una de las más destacadas su coste competitivo. Además, pueden implementarse de manera sencilla y rápida en cualquier tipo de empresa.
Es importante resaltar que la mayoría de estas aplicaciones incluyen funcionalidades de geolocalización, lo que añade un valor añadido en términos de seguimiento y gestión. La versatilidad de estas herramientas les permite adaptarse específicamente a las necesidades particulares de cada empresa. Gracias a estos programas, no solo se facilita el registro diario de cada empleado, sino que también se pueden medir variables críticas como la productividad de los empleados, gestionar las vacaciones y detectar problemas relacionados con las ausencias laborales.
Skello es mucho más que un software de control horario, ya que registra cada minuto de trabajo y permite que tus empleados fichen desde la tablet para que el volcado de información sea inmediato y esté siempre disponible. Para los empleados en movimiento, Skello también permite el fichaje mediante la geolocalización móvil.
Por otro lado, también podrás gestionar directamente todo lo relacionado con los elementos variables de nómina en la misma aplicación y te facilitará toda la información necesaria para confeccionar sus aspectos más problemáticos; Horas extra, ausencias, vacaciones, anticipos, primas, etc.
Por último, Skello facilita todos los datos necesarios para medir la productividad de tus trabajadores o calcular su masa salarial, lo que te permitirá incluso conocer cuál es el umbral de rentabilidad de cada uno de tus centros de negocio.
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Aunque ya han pasado casi 3 años desde que el registro de jornada se hizo obligatorio, no todas las empresas han adoptado las mismas soluciones para que el cumplimiento de esta exigencia legal se realice de la forma más ágil e intuitiva posible.
Pese a que en el mercado existen soluciones modernas y a unos precios razonables para cualquier empresa, todavía hay muchas que se siguen resistiendo al cambio y continúan llevando a cabo el registro de jornada mediante sistemas poco prácticos y costosos.
Implantar esas mejoras no solo te ayudará a cumplir con un imperativo legal, sino que también te permitirá ser mucho más productivo y hará que tu organización y gestión interna sea mucho más eficaz.
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