Si alguna vez te has enfrentado a la tarea de crear una plantilla de horarios de trabajo, seguramente sabrás que no es tan sencillo como parece. La complejidad aumenta significativamente cuando tienes que programar horarios para varios empleados, gestionar turnos partidos o manejar ausencias imprevistas. En este artículo, te mostraremos qué elementos encontrarás en nuestra plantilla de horarios y cómo aprovecharla al máximo para una gestión más eficiente.
La plantilla de planificación semanal en Excel es un recurso fundamental para la planificación y gestión de los horarios laborales de tus empleados. Se trata de un documento altamente fácil de editar que te permite organizar y compartir de manera eficiente los horarios de trabajo de tu equipo. Su uso adecuado puede tener un impacto significativo en la productividad y el rendimiento empresarial.
Como dijo Alan Lakein, “No planificar es planificar el fracaso”, por eso, en Skello creemos firmemente en el principio de "Plan your success" (planifica tu éxito), ya que entendemos que la planificación efectiva es la clave para alcanzar tus objetivos. Por lo tanto, es fundamental comprender los beneficios específicos que conlleva la creación y uso de una plantilla de planificación para los empleados.
Esta plantilla totalmente editable esconde un sinfín de beneficios que, a primera vista, podríamos pasar por alto:
Ahora que ya conoces todos los beneficios de mantener la plantilla de planificación semanal actualizada y compartida con tu equipo, vamos a ver paso a paso cómo utilizarla. Esta plantilla en Excel se destaca por su simplicidad y cuenta con 3 pestañas que puedes duplicar cuantas veces desees.
En esta primera pestaña podrás aprender a modificar y personalizar la plantilla en 5 sencillos pasos.
Dirígete a la pestaña "Semana 1" para marcar los horarios de trabajo de tus empleados. Aquí encontrarás todos los días de la semana, cada uno dividido en franjas de una hora. En la última columna, podrás marcar la casilla de "ausencia" en caso de que un empleado esté ausente en un día determinado. Además, obtendrás un recuento automático de las horas trabajadas por día.
Puedes duplicar esta pestaña cuantas veces necesites, lo que te brinda la flexibilidad para administrar los horarios de tus empleados según tus preferencias y necesidades.
En la última pestaña, "Resumen S1", encontrarás una lista de todos los empleados junto con el total de horas trabajadas por semana. Está diseñada para que sume automáticamente las horas trabajadas por día y empleado, presentando los datos de manera clara y sencilla. De esta manera, el departamento de recursos humanos puede realizar un seguimiento eficiente de las horas trabajadas por cada empleado en el transcurso del mes, sin tener que invertir tiempo en tareas manuales y repetitivas.
La plantilla tiene una pequeña curva de aprendizaje, como la mayoría de las herramientas. Sin embargo, no te llevará mucho tiempo familiarizarte con ella, ya que cada paso está detalladamente explicado en la primera pestaña del documento, que se muestra automáticamente al descargarlo y abrirlo. Además, una vez que hayas ingresado los nombres de los empleados y realizado los ajustes necesarios en la primera ocasión, podrás centrarte principalmente en la programación de los horarios en las siguientes semanas.
Es común que en las empresas haya cambios y rotación de personal personal de vez en cuando. Con esta plantilla, puedes añadirr o eliminar empleados de manera sencilla. No te enfrentarás a dificultades significativas en la gestión de los cambios de personal.
Absolutamente. La plantilla te otorga la libertad de definir la cantidad de horas que cada empleado trabaja. Puedes ajustarlo fácilmente en cuestión de clics, lo que la hace adaptable a diferentes tipos de jornadas laborales.
La plantilla también es versátil en este aspecto. Puede adaptarse eficazmente a la estructura de tu empresa, ya sea que algunos empleados trabajen jornadas intensivas y otros tengan jornadas partidas. Mientras mantengas la hoja de Excel actualizada, no habrá inconvenientes en la gestión de horarios mixtos.
Sí, siempre y cuando mantengas la plantilla actualizada, almacenes los datos durante un mínimo de 4 años y estés dispuesto/a a compartir el archivo con los sindicatos si llegan a requerirlo. Cumpliendo estos requisitos, estarás en conformidad con la ley y evitarás posibles sanciones que podrían llegar a los 187.515€.
No, esta plantilla Excel tiene ciertas limitaciones. Su característica principal es la capacidad de realizar un recuento automático de las horas trabajadas. Si buscas un software en la nube que pueda proporcionar funcionalidades adicionales, como la generación de informes mensuales y una planificación inteligente, te invitamos a explorar nuestro software Skello, con el que no solo podrás crear planificaciones y controlar las horas trabajadas por tus empleados, sino que además, podrás gestionar y firmar electrónicamente los docmuentos de RRHH, calcular las variables de nómina y optimizar el rendimiento de tu negocio, entre otros.
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